Applied Professional Training - APT

Paperless Office (Θεσσαλονίκη)

Paperless Office

Στο σεμινάριο αυτό παρουσιάζονται Πρακτικές, Εργαλεία και Διαδικασίες για τη Διαχείριση της συνεχούς ροής των εισερχομένων Πληροφοριών και των ποικίλων απαιτήσεων της καθημερινότητας, ώστε να επιτύχουμε βελτίωση του τρόπου καθορισμού προτεραιοτήτων, αναβάθμιση της Εσωτερικής Επικοινωνίας και Οργάνωση των Αναθέσεων με καθορισμό προθεσμιών και μηχανισμούς Ελέγχου υλοποίησης.
Με τον τρόπο αυτόν οδηγούμαστε σε σημαντική Βελτίωση στη Διαχείριση του Χρόνου και τελικά σε αύξηση της Παραγωγικότητας.

Σύμφωνα, μάλιστα, με έρευνα της McKinsey, τα Στελέχη αφιερώνουν κατά μέσο όρο 1,8 ώρες την ημέρα για αναζήτηση και συλλογή Πληροφοριών. Αυτό δείχνει πόσο σημαντικό είναι να έχουμε αποτελεσματικούς τρόπους Διαχείρισης και σύγχρονα Εργαλεία, ώστε να μειωθεί δραστικά αυτός ο Χρόνος.

Παρουσιάζονται επίσης Εφαρμογές που συγχρονίζονται με Tablets/Smartphones, με τις οποίες διαχειριζόμαστε Επιχειρηματικές Λειτουργίες, Έγγραφα, Επαφές, Ημερολόγια, Εκκρεμότητες, Αναθέσεις, Ευκαιρίες, Επικοινωνία με Πελάτες κλπ, που οδηγούν σε ένα «Paperless Office", βελτιώνοντας σε μεγάλο βαθμό την Ποιότητα και την Παραγωγικότητα της Λειτουργίας του Στελέχους.

Για την μέτρηση της παραγωγικότητας χρησιμοποιούνται Εργαλεία, με τα οποία αποτυπώνεται η Αποδοτικότητα της Λειτουργίας του γραφείου, με χρήση Δεικτών για την Εξέλιξη των Εκκρεμοτήτων και των Projects, καθώς και την Αξιοποίηση του Χρόνου με βάση το Time Matrix του Stephen Covey και το Σύστημα 5S για την ευταξία του γραφείου.

ΣΕ ΠΟΙΟΥΣ ΑΠΕΥΘΥΝΕΤΑΙ

Απευθύνεται σε όλα τα Στελέχη, από τη Γραμματέα Διεύθυνσης ως τον Διευθύνοντα Σύμβουλο και τον Ελεύθερο Επαγγελματία, που θέλουν να μειώσουν την «εσωτερική» γραφειοκρατία, να αυξήσουν την ταχύτητα διακίνησης των Πληροφοριών, να βελτιώσουν την Ποιότητα του Management και να αυξήσουν την Αποτελεσματικότητά τους.

ΠΩΣ ΘΑ ΒΟΗΘΗΘΟΥΝ ΟΙ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΕΣ

Οι συμμετέχοντες θα μπορούν:

  • Να εξοικειωθούν με Εφαρμογές που διευκολύνουν την εσωτερική Επικοινωνία
  • Να γνωρίσουν σύγχρονους τρόπους για τη Διαχείριση της Πληροφορίας και των Εκκρεμοτήτων
  • Να βελτιώσουν Δομές και τρόπους Αρχειοθέτησης ώστε να μην χάνεται Χρόνος
  • Να κάνουν χρήση Εργαλείων που έχει σχεδιάσει η Εταιρεία μας και θα τους δοθούν δωρεάν
  • Να είναι σε θέση να αξιοποιούν Tablets / Smartphones για όλες τις Λειτουργίες της Επιχείρησης
  • Να ενημερωθούν για τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους συγχρονισμού και τους πιο Ασφαλείς τρόπους Διακίνησης Αρχείων, ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτά από οποιοδήποτε σημείο και από οποιοδήποτε Μέσο
  • Να ξεναγηθούν στις σημαντικότερες εφαρμογές (αρκετές διατίθενται δωρεάν) που αυξάνουν με εντυπωσιακό τρόπο την Παραγωγικότητα
  • Να εφαρμόσουν με σχετικό Case Study την μεθοδολογία David Allen για θεαματική Βελτίωση στη Διαχείριση του Χρόνου και στη Βελτίωση της Παραγωγικότητας

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ

Α. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ

  • Μετάβαση στο Paperless Office
  • Ο χρόνος που χάνεται στην αναζήτηση Πληροφοριών

Β. ΥΠΟΔΟΜΕΣ

  • Scanners
  • Πρόσβαση από παντού
  • Private/public και hybrid cloud
  • Τηλεδιάσκεψη και Παρουσιάσεις εξ αποστάσεως
  • iPad, Tablets, Smartphones: Εφαρμογές

Γ. ΕΡΓΑΛΕΙΑ

  • Μετατροπή e-mails σε αναθέσεις και άλλοι αυτοματισμοί
  • Μετατροπή γραπτών κειμένων σε ηλεκτρονικά (OCR)
  • Εφαρμογές Διαχείρισης Εκκρεμοτήτων, Εργασιών και Έργων
  • Η Διαχείριση των Ημερολογίων
  • Εφαρμογές Διαχείρισης Εγγράφων και Πληροφοριών
  • Εργαλεία 5S
  • Εργαλεία βελτίωσης Διαχείρισης Χρόνου με βάση το Time Matrix του Covey
  • Εργαλεία Χρόνου/Προγραμματισμού
  • Εργαλεία Επιχειρηματικών Λειτουργιών

Δ. ΚΑΝΟΝΕΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

  • Κανόνες και Διαδικασίες ενός Paperless Office
  • Μεθοδολογίες και Πρακτικές Διαχείρισης Χρόνου
  • Δομή Συστήματος Αρχειοθέτησης
  • Σύστημα David Allen
  • Σύστημα Stephen Covey

ΕΙΣΗΓΗΤΗΣ

Αθανάσιος Μπίκος, Business Consultant με πολυετή προγραμματιστική εμπειρία σε Συστήματα MRP, NMS και Paperless Office. Διαθέτει επίσης, σημαντική εμπειρία στο Project Management και στην Εφαρμογή Αρχών Συνεχούς Βελτίωσης (Lean Manufacturing principles) και στον Διοικητικό Τομέα (Lean Administration).

Περιλαμβάνονται:

  •  Εγχειρίδιο «Paperless Office»
  •  Παρουσίασητου σεμιναρίου
  •  Για καθημερινή Εφαρμογή στο γραφείο δίνονται:
    •  Εργαλείο Προγραμματισμού και Παρακολούθησης Έργων
    •  Εργαλείο Βελτίωσης της Διαχείρισης Χρόνου
    •  Εργαλείο ABC Analysis
    •  Εργαλείο Time Matrix του Stephen Covey
    •  Εργαλείο Επίλυσης Προβλημάτων
    •  Εργαλείο Λήψης Αποφάσεων
    •  Εργαλείο Αποτελεσματικής Επικοινωνίας
  •  Βεβαίωση Παρακολούθησης
  •  Κωδικοί πρόσβασης στην ιστοσελίδα της APTraining για λήψη του υλικού του σεμιναρίου
  •  On line υποστήριξη επί ένα έτος
 
 

Newsletter

Γραφτείτε στο Newsletter μας για να λαμβάνεται νέα μας και να είστε πάντα ενημερωμένοι για τα νέα σεμινάρια!